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Suivre la présence sur site avec Skiply Timesheet (Smilio)

Au cours de ce tutoriel, vous apprendrez à mettre en place un système de pointage par boutons connectés avec Smilio A (Skiply) et Google Sheets (feuilles de calcul Google).

Processus de pointage des intervenants

A l’issue de ce tutoriel, les travailleurs pourront signaler leur passage de la manière suivante :

L’intervenant appuie sur le bouton 1 vert (dans le cas du boitier présenté ci-dessous) pour signaler son arrivée

L’intervenant appuie sur le bouton 2 rouge (dans le cas du boitier présenté ci-dessous) pour signaler son départ

Si l’intervenant appuie sur un autre bouton, une demande de service sera consignée

En option, l’intervenant peut faire suivre son appui par un code qui l’identifie (nous consulter, non couvert dans ce tutoriel)

L’application écrit automatiquement une ligne dans une feuille de calcul Google équipée de l’extension Skiply Timesheet afin d’assurer le suivi des passages sur site

Avant de commencer : pré-requis

Ce guide est accessible à toute personne sachant utiliser Google Sheets. Nous vous recommandons cependant de bloquer une heure, au calme, pour prendre le temps de bien suivre les différentes étapes.

Avant d’utiliser cette application, vous devez :

Créer un compte Ubiqod (vous bénéficierez de 100 Ubiqoins gratuits pour tester l’application)

Avoir un compte Google pour utiliser le service Google Sheets. Si ce n’est pas le cas, c’est ici et c’est gratuit !

Préparer votre feuille de calcul Google

Installer l’extension Feuille de pointage Skiply

Créez une nouvelle feuille de calcul Google.

Dans le menu Extensions > Modules complémentaires, sélectionner Télécharger des modules complémentaires.

Cherchez le module Feuille de pointage Skiply, puis cliquez sur l’App.

Si votre entreprise utilise Google Workspace, sélectionnez installation administrateur ou installation individuelle. Si vous ne voyez pas ces options, contactez votre administrateur Google Workspace.

Si vous n’utilisez pas Google Workspace, cliquez sur Installer.

Cliquez sur continuer pour valider les autorisations nécessaires.

Après l’installation, vous devriez voir apparaître un nouveau sous-menu nommé “Feuille de pointage Skiply” dans le menu Extensions. Si ce n’est pas le cas, attendez quelques instants puis rechargez la page.

Vérifiez vos paramètres régionaux

Avant de lancer l’App via le menu, pensez à vérifier et valider vos paramètres régionaux.

Dans le menu Fichier > Paramètres, vérifiez le fuseau horaire et le pays, puis enregistrez.

Si vous changez le fuseau horaire après avoir configuré la liaison avec Ubiqod, il faudra refaire une liaison pour que le nouveau fuseau horaire soit pris en compte.

Initialiser l’app

Dans le menu Extensions, allez sur Feuille de pointage Skiply et sélectionnez Créer les tableaux (initialisation).

Feuille de pointage Google Sheets

Si vous lancez l’app pour la première fois, vous devrez autoriser l’App à accéder aux données nécessaires à son fonctionnement.

Une boîte de dialogue vous demande vos préférences de format de date.

Fuseau horaire Skiply

Cliquez sur Continuer.

Attendez le message de confirmation à la fin du processus avant de faire une action sur votre tableau.

Il est possible que vous rencontriez un problème de “chargement infini”. Ce problème est lié à l’utilisation simultanée de plusieurs comptes Google sur votre navigateur. Pour résoudre les problèmes liés aux connexions multiples, essayez l’une des solutions suivantes : Solution 1 : déconnectez-vous de tous vos comptes Google, puis connectez-vous uniquement à celui qui contient le projet, le module complémentaire ou l’application Web Apps Script auquel vous souhaitez accéder. Solution 2 : ouvrez une fenêtre de navigation privée dans votre navigateur, puis connectez-vous au compte Google contenant le projet Apps Script, le module complémentaire ou l’application Web à laquelle vous souhaitez accéder.

Le travail sur Google Sheets est terminé ! Félicitations !

Ne modifiez pas les onglets ni les colonnes du tableau, cela pourrait entrainer des dysfonctionnements.

Il nous reste maintenant à configurer Ubiqod pour faire le lien entre les Smilio A, vos sites et l’application.

Configurer Ubiqod

Connectez-vous à votre compte Ubiqod.

Créer un Site

Rendez-vous dans la section Sites.

Créez un nouveau site à partir du bouton CREER et donnez-lui un nom (nous l’appellerons “Site A” dans ce tutoriel). Entrez son adresse ou ses coordonnées GPS.

Cliquez sur CREER.

Créer un site

Votre site est créé. Vous avez été automatiquement redirigé sur la page de votre site.

Créer une INTERFACE

Dans notre cas, l’interface permet d’associer chaque bouton du Smilio A à une action particulière.

Pour créer votre interface, allez dans le menu Interfaces, puis sélectionnez Smilio A.

Créer une interface pour le pointage

Donnez un nom à votre interface (nous l’appellerons “Pointage Interface” dans ce tutoriel).

Dans l’onglet MODIFIER, activez le mode code et ajoutez 2 boutons :

libellé : Arrivée / référence : 1

libellé : Départ / référence : 2

Votre interface doit ressembler à ceci :

Interface de pointage par boutons connectés Smilio A

Si vous changez les libellés Arrivée et Départ, il est impératif de bien mettre à jour l’onglet Réglages de l’App Google (cases B4 et B5), sinon les requêtes seront considérées comme des demandes de service.

Vous pouvez également créer d’autres boutons personnalisés, comme par exemple une demande de rappel client (Libellé : Rappeler le client / Référence : 3).

Les pointages iront dans l’onglet Suivi de l’App Google Sheets, les demandes iront dans l’onglet Demandes de service.

Cliquez sur le bouton METTRE A JOUR.

Créer un CONNECTEUR

Rendez-vous dans la section Connecteur.

Créez un nouveau connecteur de type Google Sheets à partir du bouton CREER et donnez-lui un nom (nous l’appellerons “Pointage Dispatch” dans ce tutoriel).

Ajoutez une connection à votre compte Google à l’aide du bouton + situé à droite du champs Sélectionnez une connexion Google Sheets.

Donnez un nom à cette connexion, puis appuyez sur le bouton Sign in with Google (ou l’équivalent en français).

Connectez vous à votre compte Google (si ce n’est déjà fait) et acceptez les conditions d’utilisation.

Copiez l’URL de votre feuille de calcul Google et collez-là dans le champ URL:

Créer un dispatch Google pour Skiply Timesheet

Cliquez sur RÉCUPÉRER LES DONNÉES DE LA FEUILLE DE CALCUL.

Sélectionnez la feuille Trace puis associez les colonnes avec les champs de données suivants :

Colonne Date : Horodatage

Colonne Libellé du device : Libellé du tracker

Colonne Site : Libellé du site

Colonne Action : Libellé de la donnée

Colonne Code : Libellé du code

Colonne ID du device : Slug du Tracker

Colonne Type de device : Type du tracker

Colonne Position GPS : Localisation de l’utilisateur

Colonne Validation : Sur site ?

Colonne Informations : Laisser vide.

Cliquez sur CREER.

Mapping des champs pour Google Timesheet

Configurez vos Smilio A

Dans le menu Trackers, choisissez l’onglet IOT. Editez le Smilio A que vous souhaitez configurer.

A présent, affectez :

votre interface “Pointage Interface”,

votre site “Site A”,

votre connecteur “Pointage Dispatch”.

Smilio A pour le pointage des prestations

Cliquez sur METTRE A JOUR.

Si vous devez configurer plusieurs Smilio A, nous vous recommandons d’utiliser les fonctions permettant d’affecter les interfaces, les sites et les connecteurs directement depuis la liste des trackers :

Configuration en masse des objets connectés

Testez votre système de pointage

Pour vous assurer que tout fonctionne comme attendu, utilisez le simulateur de boitier (accessible depuis la liste des trackers IOT) pour effectuer un pointage comme si vous étiez l’utilisateur :

Simulateur de boutons connectés

Votre tableau Google Sheet devrait se mettre à jour après la soumission.

Vérifier les pointages dans Google Sheets

Pour aller plus loin

Partage des données

L’application Skiply Timesheet bénéficie de toutes les fonctionnalités proposées par Google Sheets. Il permet notamment de donner un accès en lecture à un client grâce au bouton Partager , situé en haut à droite de l’interface.

Routage des données vers d’autres systèmes

L’app Google Sheet de pointage est adaptée pour des petites équipes. Avec Ubiqod, vous avez la possibilité de basculer vos données à n’importe quel moment vers le logiciel de votre choix.

Garantie

L’application Skiply Timesheet fonctionne comme décrit dans ce guide à la date de rédaction. Son fonctionnement dépend de la plateforme Google, avec laquelle nous n’avons aucun lien. Cette application est fournie sans aucune garantie d’aucune sorte. Les services d’assistance sont proposés par Skiply.

Limitations connues

Lorsqu’une nouvelle ligne est ajoutée, Google Sheets effectue un calcul pour mettre à jour la feuille de temps. Ce calcul peut prendre plusieurs secondes. Ainsi, si plusieurs partitions arrivent en même temps dans un intervalle de 3 secondes, il est possible que certaines d’entre elles ne soient pas traitées immédiatement et se mélangent.

Si vous utilisez le système pour plusieurs sites, nous vous recommandons d’utiliser plusieurs tableaux (par exemple un par client).