Feuille de pointage ou feuille de passage ?

Qu’est-ce qu’une feuille de pointage digitale ?

La feuille de passage digitale corrige les défauts de la feuille papier :

  • Elle indique l’heure du dernier passage de manière claire et lisible
  • Elle garde un historique infalsifiable des passages du personnel : cet historique peut être consulté à distance, et relié à des outils courants comme Microsoft Excel ou Google Sheet.
  • Elle permet également aux usagers de signaler d’éventuels problèmes

Elle offre également une image positif à l’entreprise de ménage, et met en avant son action.

Feuille de pointage digitale Smilio E

Les avantages de l’anonymat

Ce dispositif est très différent de la feuille de pointage que nous allons décrire plus bas. Sa finalité est de fluidifier la relation entre le prestataire et le donneur d’ordre. Les données ainsi récoltées n’ont pas besoin de contenir les informations personnels des salariés. Qu’importe que madame X ou monsieur Y soient passés à 11h. Ce qui est important, c’est que la prestation ait été réalisée dans les temps. On évite ainsi les éventuels conflits sociaux qu’un système de pointage traditionnel provoquent fréquemment.

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Qu’est-ce qu’une feuille de pointage ?

La feuille de pointage est aussi appelée fiche de pointage ou carte de pointage. Il s’agit d’un support sur lequel un salarié indique ses horaires d’arrivée et de départ au travail. Elle peut prendre la forme d’un simple document papier. Il doit être signé par le salarié et l’employeur, chaque semaine ou chaque mois.

Contenu des feuilles de pointage

Le but de la feuille de pointage est de contrôler le temps de travail effectif d’une personne dans l’entreprise. Pourtant, aucun formalisme légal n’est imposé. Elle peut donc aussi prendre la forme d’un tableau Excel. A minima, elle doit contenir les heures d’arrivée et de départ quotidiens à la minute près, avec un récapitulatif hebdomadaire et mensuel.

Types de pointeuses (ou badgeuses)

Dans certaines entreprises, des pointeuses sont mises en place pour automatiser et contrôler la saisie des heures. Ces dispositifs doivent êtres :

  • Fiables
  • Adaptés (notamment au vu du respect des libertés individuelles)
  • Permettre la consultation des données par l’inspection du travail
  • Permettre aux salariés d’accéder facilement aux données

Lorsque les salariés sont détachés, c’est à dire qu’ils ne travaillent pas habituellement dans les locaux de l’entreprise qui les emploie, on peut utiliser des pointeuses mobiles. C’est par exemple le cas sur les chantiers et dans les entreprises de nettoyage. On équipera alors les salariés de badges ou cartes magnétiques ou RFID. On peut aussi leur affecter un code personnel à saisir sur la pointeuse.

Les systèmes de pointage à base de QR code (comme par exemple Ubiqod de Skiply) peuvent également permettre de faciliter la saisie des heures des salariés, aussi bien dans l’entreprise qu’en dehors de ses murs.

Vue modèle de feuille de pointage

Cliquer sur l’image pour télécharger ce modèle au format PDF ou cliquez ici pour télécharger la feuille de pointage Excel.

Qu’est-ce qu’une feuille de passage ?

Un outil contractuel différent de la feuille de pointage

Contrairement à la feuille de pointage, le rôle de la feuille de passage est de s’assurer qu’une personne est bien passée à un endroit dans le cadre d’une relation contractuelle. Encore aujourd’hui, la plupart du temps, il s’agit d’une feuille A4 accrochée au mur, et signée par le personnel lorsqu’il passe. Pour un contrat de ménage qui prévoit 3 passages par jour, le donneur d’ordre pourra ainsi vérifier à tout moment le travail réalisé par son prestataire de facility management.

Pour certaines missions, on parle également de fiche intervention.

Un moyen d’information du public

La feuille de passage peut être également le moyen d’informer le public sur une prestation. On peut ainsi rassurer les usagers de sanitaires publics en indiquant l’heure du dernier passage de l’équipe de désinfection.

Ce dispositif « papier » a cependant de nombreux inconvénients :

  • Il est facile de tricher : une personne passant à 16 heures peut ajouter des prestations fictives passées ou futures, ce qui nécessite des contrôles complémentaires de la part du donneur d’ordre.
  • Il est pénible à remplir : le personnel doit sortir la feuille, trouver un stylo, la remplir et la remettre en place
  • Il fait perdre beaucoup de temps : la consolidation des informations ne peut se faire qu’en se rendant sur place et en collectant les différentes feuilles.

A découvrir également : comment effectuer la traçabilité des prestations de ménage avec du personnel détaché.