Comment configurer l’extension Skiply Timesheet pour Google Sheets ?

Suivez ce guide pour mettre en place un système de pointage par QR code du personnel détaché avec Ubiqod (Skiply) et Google Sheets (tableur de Google).

Si vous suivez toutes les étapes, vous aurez, à la fin de ce guide, un logiciel complet pour relever à distance le passage du personnel sur site. Pensez à consulter la section Limitations Connues en bas de page.

Ubiqod offre 100 crédits gratuits par mois, ce qui correspond à 3 sites. Au delà, le coût varie entre 0,9 et 3 EUR / mois / site (nombre de passage illimité), selon les quantités achetées.

L’application que nous allons configurer fonctionne également avec les boitiers de pointage Smilio et les QR codes sécurisés Skiply.

Vous pouvez tester le résultat final en scannant les QR codes contenus dans la page de l’App de pointage Google Sheets.

Avant de commencer

Ce guide est accessible à n’importe quelle personne sachant utiliser un ordinateur. Nous vous recommandons cependant de bloquer une heure, au calme, pour prendre le temps de bien suivre les différentes étapes.

Pour pouvoir suivre ce guide, vous devez remplir au préalable 2 conditions :

  1. Avoir un compte Google. Si vous utilisez Gmail, c’est déjà le cas. Sinon, c’est ici, et c’est gratuit : https://support.google.com/accounts/answer/27441?hl=fr
  2. Avoir un compte Ubiqod. Vous pouvez créer un compte gratuit ici : https://admin.ubiqod.com/#/register (l’interface de gestion est en anglais, mais pas de panique, c’est très simple). Pensez à cliquer sur le lien que vous allez recevoir par email pour valider votre compte (vérifiez vos spams si vous ne le trouvez pas).

Vous êtes prêt ? C’est parti.

Configuration de l’application de pointage

Installer l’extension Google Sheets

  • Créer un nouveau fichier Google Sheets vierge
  • Dans le menu « Extensions » / « Modules complémentaires« , sélectionner « Télécharger des modules complémentaires« 
  • Rechercher « Skiply Timesheet« 
  • Cliquer sur l’App
  • Si votre entreprise utilise Google Workspace, sélectionner installation administrateur ou installation individuelle. Si vous ne voyez pas ces options, contactez votre administrateur Google Workspace.
  • Si vous n’utilisez pas Google Workspace, cliquer sur installer
  • Cliquer sur continuer pour valider les autorisations nécessaires

Après l’installation, vous devriez voir apparaître un nouveau sous menu nommé « Skiply Timesheet« . Si ce n’est pas le cas, recharger la page et attendre quelques instants.

Vérifiez vos paramètres régionaux

Avant de lancer l’App via le menu, pensez à vérifier et valider vos paramètres régionaux.

Dans le menu Fichier / paramètres, vérifier le fuseau horaire et le pays, puis faire « Enregistrer ».

Si vous changez la time zone après avoir configuré la liaison avec Ubiqod, il faudra refaire une liaison pour que la nouvelle time zone soit prise en compte.

Autoriser l’app

  • Dans le menu Extensions, aller sur Skiply Timesheet et sélectionner Configuration initiale.
  • Si vous lancez l’app pour la première fois, vous devrez autoriser l’App à accéder à certaines données nécessaires à son fonctionnement pour continuer.

Créer le timesheet

  • Dans le menu Extensions, aller sur Skiply Timesheet et sélectionner Configuration initiale.
  • Une boite de dialogue vous demande vos préférences de format de date.

Cliquez sur Continuer, puis attendez le message de confirmation à la fin du processus avant de faire une action sur votre tableau.

Le travail côté Google Sheets est terminé ! Félicitations !

Il nous reste maintenant à configurer Ubiqod pour faire le lien entre les QR codes de pointage, vos sites et l’application.

Configuration d’Ubiqod

Connectez-vous à votre compte Ubiqod ici : https://admin.ubiqod.com/#/login

Créer la liaison avec l’app Google Sheets de pointage

Nous allons créer un groupe relié à l’App Google Sheets. Allez dans le menu « Dispatch Group », donnez un titre explicite au groupe, puis cliquez sur le bouton « New » :

Dans l’écran suivant, cliquez sur le bouton « Connect » sur la ligne Google Sheet.

Suivez les instructions pour autoriser Ubiqod à accéder à Google Sheets (bien choisir le compte Google sur lequel vous avez copié l’App).

Cliquer sur « Connect »

Dans l’écran suivant, vous pouvez donner un nom à cette connection. Il faut également copier l’url du Google Sheets dans le champ « Google Spreadsheet URL ».

URL App Gsheet

Une fois l’URL entrées, cliquez sur « Retrieve spreadsheet data », puis sélectionnez le tableau (sheet) Logs :

Application de pointage Google Sheets

Cliquez sur « Next ».

Le mapping des champs doit être réalisé comme suit :

Mapping des champs Ubiqod Gsheet

Pour comprendre la signification des différents champs, vous pouvez consulter cette page (en anglais).

Cliquez sur « Finish ».

Créer un site

Ubiqod intègre une gestion de site, qui vous permet de localiser les sites clients et d’associer les coordonnées du gestionnaire de ce client et du contact sur place.

Dans le menu de gauche, aller dans « Sites » / « New ».

Créez un premier site, en utilisant par exemple l’adresse du lieu où vous vous trouvez :

Créer un site Ubiqod

Entrez l’adresse postale, puis cliquez sur « Geocode it » pour la traduire en coordonnées GPS automatiquement. Vérifiez si la position est correcte en cliquant sur « Check on Google Maps ».

Cliquez sur « Create » quand vous avez terminé.

Créer une interface/liste d’action (Action List)

L’interface est une liste d’action qui permet de configurer les boutons que les intervenants verront lorsqu’ils scanneront le code. Cette interface pourra être utilisée par plusieurs QR codes.

Pour créer cette interface, aller dans le menu « Settings » / « Action List » / « New ».

Donnez un nom à votre liste, puis saisissez les boutons de l’interface :

Interface QR code gsheet

Dans un premier temps, réservez le code 1 au label « Arrivée », puis le code 2 au label « Départ ». Ces deux actions doivent être obligatoirement créées pour le bon fonctionnement de l’App. Vous pourrez changer les libellés par la suite, en utilisant l’onglet « Settings » du tableau Google Sheets.

Si vous changez les libellés Arrivée et Départ, il est impératif de bien mettre à jour l’onglet « Settings » (réglages) de l’App Google (case B4 et B5), sinon les requêtes seront considérées comme des demandes de service.

Vous pouvez également créer d’autres actions personnalisées, comme par exemple une demande de rappel client (code 3 / label : Rappeler le client).

Les pointages iront dans l’onglet Timesheet de l’App Google Sheets, les demandes iront dans l’onglet « Request ».

Créer un QR code

Nous avons terminé tout le travail préparatoire. Désormais, il sera très facile d’ajouter de nouveaux sites et/ou QR codes.

Dans le menu « Trackers » / « Custom Qods », appuyez sur « New ».

Donner un nom à votre QR code (par exemple : hall d’entrée), choisissez un site, puis configurez l’interface comme suit (sélectionnez la liste d’action et le groupe que vous avez créés précédemment) :

Créer le QR code de pointage

Cliquez sur Next.

Dans l’écran suivant, cocher la case « Ask user to enter a PIN code » (facultatif, vous pouvez également fonctionner en mode anonyme).

Nous n’allons pas activer la position GPS pour l’instant. Vous pourrez le faire ultérieurement.

Enregistrer ce Qod comme un template vous permettra d’aller plus vite lors de la création de vos futurs QR codes (facultatif).

Test avec les QR codes

Dans la liste des custom qods, vous avez une colonne « QR code ». Cliquez sur l’icone du code pour faire apparaitre le QR code à mettre sur site (vous pouvez le copier / coller pour l’imprimer, ou utiliser l’impression en masse en sélectionnant les QR code que vous souhaitez imprimer dans la liste).

Scannez le code, cliquez sur « Arrivée », entrez un code PIN. Vous devriez voir ceci dans le tableau des pointages Google Sheets :

Visualisation des pointages dans gsheet

Test avec le simulateur de boutons connectés

L’application de pointage est compatible avec les boutons connectés Skiply. Vous pouvez tester le fonctionnement

Les boutons 1 et 2 sont réservés à l’arrivée et au départ. Les autres boutons peuvent être utilisés pour composer un code.

Par exemple, la séquence : 1333 signifie : Arrivée, avec code d’identification 333.

Dans le menu « IoT device », éditez le bouton de simulation. Affectez-lui le groupe que vous avez créé dans les étapes précédentes. Cochez « Force code mode ».

Lancez le simulateur en cliquant sur le bouton orange sur la ligne du bouton (play).

Composez par exemple : 1333

Si vous commandez des boutons connectés Smilio, ils se comporteront exactement de la même manière dans le monde réel.

Pour aller plus loin

Affecter un intervenant à un code

Il y a plusieurs façons d’affecter un code PIN à un intervenants :

  1. Utiliser l’onglet « Employees » dans le tableau Google Sheets
  2. Utiliser une « PIN code list » dans l’interface Ubiqod

La première option s’applique à tous les QR codes, alors que la seconde permet d’affecter des listes de codes différentes selon le site / QR code.

Validation de la position GPS (geofencing)

Pour utiliser la fonction de vérification de la position des utilisateurs, il faut activer l’option « Position GPS » dans la configuration du QR code. L’utilisateur devra alors autoriser l’accès à son GPS lors de l’utilisation de l’App.

Dans l’onglet Logs, vous verrez la position de l’utilisateur au moment du scan. La colonne « Validation » sera à 1 si la position GPS de l’utilisateur est dans le périmètre du site sur lequel se trouve le QR code.

Si ces colonnes sont vides malgré l’activation de la fonction GPS pour ce QR code, c’est que l’utilisateur a refusé de partager sa localisation.

Utilisation de Ubiqod Key

Si vous avez besoin de prouver le passage du personnel, mais que vous ne souhaitez ou ne pouvez pas utiliser la géolocalisation, vous pouvez utiliser Ubiqod Key. Il s’agit d’un QR code tournant, qui ne peut donc pas être copié pour être réutilisé.

Impression des QR codes en masse

La plateforme Ubiqod inclut une fonction d’impression en masse. Pour imprimer un en semble de QR codes, sélectionner les Qods à imprimer, puis cliquez sur « Export to print ».

Options de configuration dans Google Sheets

L’onglet « Settings » du Google Sheets contient des éléments permettant de modifier le comportement de l’App. Il est réservé à des utilisateurs avancés.

Partager les données avec un client

L’app de pointage par QR code Google Sheets bénéficie de toutes les fonctionnalités proposées par Google. Elle permet notamment de donner accès en lecture à un client avec le bouton « Partager », situé en haut à droite de l’interface.

Respect des libertés individuelles

Même avec la fonction geofencing activée, Ubiqod reste un des systèmes les plus respectueux de la vie privée des intervenants :

  1. Il ne trace pas les utilisateurs. Il les géolocalise, lorsque l’option geofencing est activée, et avec leur consentement, lors d’un appui uniquement.
  2. Il n’utilise pas de Cookies
  3. In ne nécessite pas l’installation d’une App

Précautions d’emploi

Ne pas changer le nom des onglets ni l’ordre des colonnes, sous peine de disfonctionnements de l’application.

Garanties et mises à jour

L’application de pointage par QR code et IoT Google Sheets fonctionne comme indiqué dans ce guide à sa date de rédaction. Son fonctionnement dépend de la plateforme Google, avec laquelle nous n’avons aucun lien. Cette application est fournie sans aucune garantie de fonctionnement. Des prestations de support sont proposées par Skiply, qui peut également implémenter des fonctionnalités spécifiques aux cas d’usage.

Limitations connues

Lorsqu’un nouveau pointage est ajouté, Google Sheets effectue un calcul pour mettre à jour la feuille des temps. Ce calcul peut mettre plusieurs secondes à être effectué. Par conséquent, si plusieurs pointages arrivent en même temps à moins de 3 secondes d’intervalles, il peut arriver que certains ne soient pas traités. Ils seront cependant visibles dans l’onglet « Trace ».

Si vous utilisez le système pour de nombreux sites, nous vous recommandons d’utiliser plusieurs tableaux (par exemple un par client).